Como solicitar os documentos para o novo colaborador?

Um dos maiores objetivos do Lugarh é permitir que o seu RH consiga fazer a solicitação de documentos de um colaborador de forma muito mais simples, rápida e sem precisar tocar em uma folha de papel sequer. E para fazer isso é muito simples!

Ao entrar em seu perfil você deve confirmar na parte superior esquerda se está no Workspace correto.
Importante lembrar que o colaborador não deve ser criado na parte “Geral”, mas sim diretamente na área ou filial a qual irá pertencer.|||

Após garantir que está no Workspace correto, basta clicar em “Contratar novo”.

Feito isso você será levado a uma nova área,** local onde escolherá o perfil de contratação do novo colaborador.** Essa informação se refere a qual cargo ele vai exercer na empresa, e caso já tenha sido criado anteriormente basta apenas selecioná-lo e seguir para os próximos passos.

Caso seja um novo usuário, ou esteja contratando um colaborador para uma função que ainda não tenha sido utilizada, será preciso inserir o nome completo do perfil e clicar em “Criar Novo”. Lembrando que após configurar o novo cargo ele ficará salvo no sistema e poderá ser usado sempre que precisar contratar um novo colaborador para a função.

Selecionado o perfil do colaborador, chegou o momento de definir o checklist de documentos! Nessa área você encontrará uma lista de itens pré-selecionados, que podem ser livremente modificados conforme a necessidade. | Em cada um estará presente duas caixas de seleção: uma para sinalizar se é um documento a ser pedido ou não, e na outra se ele é obrigatório. |


Caso o documento seja configurado como essencial, o colaborador precisará informar uma justificativa para não ter enviado, caso não consiga fazer. Já nos casos em que ele é pedido, mas não tem obrigatoriedade, essa necessidade de justificar não existirá.

Se no checklist estiver faltando algum item que julgue necessário, você pode clicar em “Adicionar Documentos” para incluí-lo. Nessa aba existem uma série de documentos pré-definidos, que podem ser incluídos na solicitação.

Caso ainda falte algo, e seja essencial tê-lo no prontuário do seu colaborador, você pode criar um documento, apenas informando o nome e a quantidade de fotos necessárias para ele. Entretanto, é preciso atenção! Criar um item que já existe, fazendo com que existam itens duplicados, pode gerar problemas no sistema. Por isso, antes de fazê-lo, tenha a certeza de que realmente não existe na lista.

No caso dos documentos de dependentes, o sistema só disponibilizará sua inserção caso o colaborador tenha sinalizado que os possui. Caso o colaborador deixe de enviar um documento obrigatório, isso deixará uma pendência em seu cadastro, que será resolvido apenas quando o item for devidamente encaminhado.
Com o checklist devidamente configurado, chegou o momento de inserir as informações do colaborador. Nessa parte você deve informar o nome completo, data de nascimento, e-mail e telefone. Os dois últimos são fundamentais para o envio do convite com o link para que o candidato envie os documentos pedidos.

No Lugarh é possível enviar este convite de três formas: e-mail, SMS e WhatsApp. Os dois primeiros são automáticos, precisando apenas clicar sobre o botão de enviar. Já o terceiro é opcional, e acontece através da versão web do seu aplicativo de mensagens.||

Caso queira, o RH pode preencher dados mais detalhados sobre a contratação no momento de envio do link, como o horário de trabalho do colaborador, número de matrícula e data de admissão.

Após enviado o convite, basta apenas esperar que o candidato faça o envio dos documentos!

Atualizado em: 29/06/2024